LEGALIZAREA DOCUMENTELOR

 

Diferența dintre legalizare consulară și legalizare simplificată (Apostila).


Legalizarea consulară reprezintă constatarea conformităţii actelor cu cerinţele legii stabilite într-un anumit stat, de regulă, constituind certificarea autenticităţii semnăturii şi a ştampilei persoanei oficiale aplicate pe actul respectiv în scopul utilizării acestuia pe teritoriul unui alt stat.


- Actele eliberate în Republica Moldova cu destinaţie de utilizare peste hotare
Actele emise în Republica Moldova de organele oficiale sau cu participarea acestora, avînd destinaţia de utilizare peste hotare, sînt legalizate de către Direcția generală afaceri consulare a Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene al Republicii Moldova. Legalizarea diferitor documente prevede prezentarea diferitor acte, precum şi aplicarea diferitor proceduri care preced legalizării însăşi. De regulă, legalizarea documentelor stabileşte depunerea următoarelor acte: Cerere; Originalul sau copia actului (în funcţie de categoria actului); Buletinul de identitate sau procură, dacă actele se depun printr-o persoană împuternicită. Rudele de gradul întîi – mamă, tată, fratele, soră, soţ, soţie – au dreptul să depună actele fără procură.


În dependenţă de tipul actului depus la Direcția generală afaceri consulare pentru legalizare, este necesară certificarea preliminară a acestuia de către notar sau Ministerul Justiţiei al RM, sau Ministerul Afacerilor Interne al RM, sau Ministerul Sănătăţii al RM, sau Ministerul Educaţiei şi Tineretului al RM, sau Ministerului Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţiilor al RM.


Actele emise de organizaţiile şi instituţiile Republicii Moldova sînt legalizate, de regulă, în copii certificate de notar şi autentificate la Ministerul Justiţiei al RM. După legalizarea acestora la Direcția generală afaceri, actele se legalizează la organul consular al statului, pe teritoriul căruia aceste acte vor fi utilizate.


- Actele străine cu destinaţie de utilizare pe teritoriul Republicii Moldova
Înainte de legalizarea actelor, emise de organele oficiale ale statului străin sau cu participarea acestora, la Direcția generală afaceri consulare , actele respective trebuie legalizate la Ministerul Afacerilor Externe şi/sau organul consular al statului corespunzător.


Actele principale care se depun în scopuri de legalizare la Direcția generală afaceri consulare: Cerere, Actul în original legalizat la Ministerul Afacerilor Externe al statului străin sau la serviciul consular al statului străin în Republica Moldova, Buletinul de identitate, paşaportul sau procură (dacă actele se depun printr-o persoană împuternicită) legalizată la MAE sau serviciul consular al statului străin respectiv. Rudele de gradul întîi au dreptul la perfectarea legalizării actelor fără procură.


Actele străine care au intrat pe teritoriul Republicii Moldova şi nu sînt legalizate la organele consulare ale RM peste hotare trebuie legalizate la organul consular al statului străin respectiv în RM şi după aceasta – la Direcția generală afaceri consulare.

 


Este imposibil de lagalizat orice acte care contravine legislaţiei Republicii Moldova, emis cu încălcarea cerinţelor faţă de întocmirea documentelor, inclusiv actele care nu pot fi trecute peste hotare.


Legalizarea simplificată – apostilă

 


Convenţia de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine a permis statelor semnatare ale Convenţiei aplicarea între acestea a unei proceduri simplificate de recunoaştere a documentelor – prin aplicarea apostilei. Procedura aceasta a intrat în vigoare pe teritoriul Republicii Moldova din 16 martie 2007.


Lista statelor-membri ai Convenţiei de la Haga:
Australia, Austria, Azerbaidjan, Albania, Andora, Antigua şi Barbuda, Argentina, Armenia, Bahamas, Barbados, Belarus, Belize, Belgia, Bulgaria, Bosnia şi Herţegovina, Botswana, Brunei, Marea Britanie, Ungaria, Venezuela, Germania (Convenţia între Republica Moldova şi Germania nu a intrat în vigoare), Honduras, Grenada, Grecia, Republica Dominicană, Israel, India, Irlanda, Islanda, Spania, Italia, Kazahstan, Cipru, China (Numai pentru regiunile administrative: Hong Kong şi Macao), Columbia, Letonia, Lesotho, Liberia, Lituania, Liechtenstein, Luxemburg, Macedonia, Malawi, Malta, Insulele Marshall, Mexic, Monaco, Moris (insula), Namibia, Olanda, Niue (insula), Noua Zelandă, Norvegia, Insulele Cook, Panama, Polonia, Portugalia, Federaţia Rusă, România, Salvador, Samoa, Saint Vincent şi Grenadine, Saint Kitts şi Nevis, San Marino, Saint Lucia, Swaziland, Seychelles, Serbia, Muntenegru, Slovacia, Slovenia, Surinam, SUA, Tonga, Trinidad şi Tobago, Turcia, Ucraina, Fiji (insule), Finlanda, Franţa, Croaţia, Cehia, Elveţia, Suedia, Ecuador, Estonia, Africa de Sud, Japonia.


Pentru aplicarea apostilei este necesar să depuneţi la Direcţia Apostilei a Ministerului de Justiţie al Republicii Moldova următoarele acte:

- Cerere privind aplicarea apostilei pe actul official;

- Actul official; Actul de identitate;

- Dovada achitării taxei de stat


Conform Convenţiei de la Haga legalizarea consulară se substituie cu apostilă numai în cazul actelor oficiale care provin din statele-membri ale Convenţiei respective.


În conformitate cu Convenţie, la actele oficiale se referă: documentele emise de organul sau funcţionarul care se află sub jurisdicţia statului respectiv, inclusiv documentele emise de procuratură, grefieră sau executor judecătoresc; acte administrative; acte notariale; datări oficiale, cum ar fi însemnări de înregistrare; vize care confirmă o dată anumită; autentificarea semnăturii pe documentul care nu este certificat la notar.


Convenţia nu se aplică pentru: actele întocmite de către agenţi diplomatici şi consulari; actele administrative care se referă direct la nişte operaţiuni comerciale sau vamale.


În ce cazuri legalizarea consulară şi aplicarea apostilei nu este necesară?
Legalizarea consulară şi aplicarea apostilei nu este necesară dacă statele respective au convenit asupra aceasta printr-un acord internaţional. Astfel, statele-membri ai Convenţiei privind asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală din 22.11.1993 (inclusiv Republica Moldova) au convenit asupra recunoaşterea reciprocă a actelor oficiale fără legalizarea consulară sau apostilarea acestora. Referitor la aceste documente poate fi solicitată doar traducerea în limba respectivă şi certificarea notarială a traducerii. Printre membrii Convenţiei susmenţionate sînt următoarele state: Republica Moldova, Republica Belarus, Georgia, Uzbekistan, Kazahstan, Federaţia Rusă, Tadjikistan, Armenia, Azerbaidjan. 

 

De asemenea, Republica Moldova a încheiat acorduri bilaterale cu nişte state, dintre care trebuie menţionată recunoaşterea reciprocă a actelor oficiale fără legalizarea consulară sau apostilarea acestora. În privinţă la aceste documente poate fi solicitată doar traducerea în limbă respectivă şi certificarea notarială a traducerii. Statele care au semnat astfel de acorduri bilaterale cu Republica Moldova: România, Letonia, Lituania, Turcia (doar actele emise de organelle de drept), Cehia.


Legalizarea documentelor la Direcția Generală Afaceri Consulare a Ministerului Afacerilor Externe
Direcția Generală Afaceri Consulare legalizează următoarele documente:
I. Documentele întocmite pe teritoriul Republicii Moldova de către organele oficiale sau cu participarea lor şi destinate pentru utilizarea lor peste hotarele ţării.
II. Documentele întocmite de către autorităţile sau cu participarea autorităţilor statului străin, legalizate în prealabil de către Ministerele Afacerilor Externe sau/şi oficiile consulare ale acestor state, destinate pentru utilizare pe teritoriul Republicii Moldova (acte de stare civilă, acte notariale, de înregistrare a întreprinderilor, etc.).


În primul caz Direcția certifică:
1.autenticitatea semnăturilor persoanelor oficiale din cadrul Ministerului Justiţiei al Republicii Moldova aplicate pe actele notariale şi hotărîri ale instanţei de judecată (procure, declaraţii, cereri, contracte, testamente, fotocopii ale diferitor documente, hotărîri ale instanţelor de judecată, etc.);
- Documentele ce urmează a fi prezentate pentru procedura de legalizare:
- Documentul ce trebuie supus legalizării, în original sau copia acestuia, legalizat în ambele cazuri de către notar şi Ministerul Justiţiei;
- Buletinul de identitate sau procura în cazul în care actele sînt depuse de o altă persoană împuternicită. Rudele de primă categorie – mama, tata, fratele, sora, soţul, soţia - nu au nevoie de procură la depunerea actelor;


2. autenticitatea semnăturilor persoanelor oficiale ale subdiviziunilor Ministerului Tehnologiilor Informaționale și Comunicațiilor al Republicii Moldova aplicate pe actele de stare civilă şi de înregistrare a întreprinderilor (certificate: de naştere, de căsătorie, de divorţ, de deces, de stare civilă, de schimbare a numelui de familie şi/sau prenumelui; extrase: după actul de naştere, după actul de căsătorie, după actul de divorţ, după actul de deces; avize: cu privire la schimbarea numelui sau prenumelui, cu privire la anularea, completarea sau/şi rectificarea actului de stare civilă; certificate de înregistrare a întreprinderilor etc.).
Actele necesarepentru procedura de legalizare:
- Documentul ce trebuie supus legalizării, în original, legalizat de către subdiviziunea respectivă a Ministerului Tehnologiilor Informaționale și Comunicațiilor al Republicii Moldova (Serviciul stare civilă - str. M. Kogălniceanu, 58 A; Direcţia de documentare a populaţiei - str. Puşkin, 42; Camera Înregistrării de Stat – bd. Ştefan Cel Mare şi Sfînt, 124);
- În cazul prezentării copiilor documentelor, acestea urmează a fi legalizare de către notar şi Ministerul Justiţiei;
- Buletinul de identitate sau procura, în cazul în care actele sînt depuse de o altă persoană împuternicită. Rudele de primă categorie – mama, tata, fratele, sora, soţul, soţia – nu au nevoie de procură la depunerea actelor.


3. autenticitatea semnăturilor persoanelor oficiale din cadrulMinisterului Educaţiei al Republicii Moldova aplicate pe actelede studii (diplome de licenţă, programeanalitice ca supliment la diplomă, diplome de bacalaureat, supliment la diplomăde bacalaureat);
Documentele ce urmează a fi prezentate pentru procedura de legalizare:
- Documentul ce trebuiesupus legalizării, în original, legalizat de către Ministerul Educaţiei şi Tineretului;
- În cazul prezentăriicopiilor documentelor, acestea trebuiesc legalizare de către notar şiMinisterul Justiţiei;
- Buletinul deidentitate sau procura, în cazul în care actele sînt depuse de o altă persoanăîmputernicită. Rudele de primă categorie – mama, tata, fratele, sora, soţul,soţia – nu au nevoie de procură la depunerea actelor.


4. autenticitatea semnăturilor persoanelor oficiale din cadrul Ministerului Sănătăţii al Republicii Moldova aplicate pe actele de studii (diplome de licenţă, programe analitice ca supliment la diplomă, diplome de bacalaureat, supliment la diplomă de bacalaureat);
Documentele ce urmează a fi prezentate pentru procedura de legalizare:
- Documentul ce trebuie supus legalizării, în original, legalizat de către Ministerul Sănătăţii;
- În cazul prezentării copiilor documentelor, acestea trebuiesc legalizare de către notar şi Ministerul Justiţiei;
- Buletinul de identitate sau procura, în cazul în care actele sînt depuse de o altă persoană împuternicită. Rudele de primă categorie – mama, tata, fratele, sora, soţul, soţia – nu au nevoie de procură la depunerea actelor.


5. autenticitatea semnăturilor persoanelor oficiale din cadrul Ministerului Afacerilor Interne al Republicii Moldova aplicate pe caziere judiciare.

Documentele ce urmează a fi prezentate pentru procedura de legalizare:
- Documentul ce trebuie supus legalizării, în original, legalizat de către subdiviziunea respectiva a Ministerului Afacerilor Interne (Direcţia informaţii şi evidenţe operative - str. Iacob Hîncu, 3A);
- Buletinul de identitate sau procura în cazul în care actele sînt depuse de o altă persoană împuternicită. Rudele de primă categorie – mama, tata, fratele, sora, soţul, soţia – nu au nevoie de procură la depunerea actelor.


Documentele provenite de la organizaţii, instituţii, ca regulă, se legalizează în copii, certificate de către notarul de stat şi atestate de Ministerul Justiţiei al Republicii Moldova. După legalizarea de către Departamentul Afaceri Consulare, documentele se legalizează la oficiul consular al statului pe teritoriul căruia vor fi utilizate.


Nu pot fi legalizate documentele ce contravin legislaţiei Republicii Moldova sau care sînt întocmite în contradicţie cu instrucţiunile de perfectare a documentelor, precum şi documentele ce nu pot fi supuse scoaterii şi expedierii peste hotare (certificatele de muncă, livretele militare şi legitimaţiile de serviciu).


Nu pot fi legalizate în oficiile consulare ale Republicii Moldova în străinătate documentele întocmite pe teritoriul Republicii Moldova şi scoase sau expediate prin poşta internaţională peste hotare, fără a fi legalizate conform Regulamentului privind legalizarea actelor oficiale.


Taxele consulare
Taxele consulare sînt percepute in lei (MDL)
legalizarea fiecărui act
1. Persoane fizice 50 lei
2. Persoane juridice 200 lei
Termenul de examinare a cererilor prezentate de solicitanti este de 2 - 3 zile.


În cazul nr. II
(Documentele întocmite de către autorităţile sau cu participarea autorităţilor statului străin, legalizate în prealabil de către Ministerele Afacerilor Externe sau/şi oficiile consulare ale acestor state, destinate pentru utilizare pe teritoriul Republicii Moldova (acte de stare civilă, acte notariale, de înregistrare a întreprinderilor, etc.).


Documentele ce urmează a fi prezentate pentru procedura de legalizare:
- Documentul ce trebuie supus legalizării, în original, legalizat de către Ministerul Afacerilor Externe sau Misiunea diplomatică a statului respectiv acreditată în Republica Moldova;
- Buletinul de identitate, paşaportul sau procura, în cazul în care actele sînt depuse de o altă persoană împuternicită, legalizată de către MAE sau Misiunea diplomatică a statului respectiv. Rudele de primă categorie – mama, tata, fratele, sora, soţul, soţia – nu au nevoie de procură la depunerea actelor.


Documentele străine, aduse în Republica Moldova fără a fi legalizate de către oficiile consulare ale Republicii Moldova peste hotarele ei, se legalizează în prealabil de către oficiul consular de pe teritoriul Republicii Moldova al acestui stat, apoi de către Departamentul Afaceri Consulare.


Nu pot fi legalizate documentele ce contravin legislaţiei Republicii Moldova sau care sînt întocmite în contradicţie cu instrucţiunile de perfectare a documentelor, precum şi documentele ce nu pot fi supuse scoaterii şi expedierii peste hotare (certificatele de muncă, livretele militare şi legitimaţiile de serviciu).


Nu pot fi legalizate în oficiile consulare ale Republicii Moldova în străinătate documentele întocmite pe teritoriul Republicii Moldova şi scoase sau expediate prin poşta internaţională peste hotare, fără a fi legalizate conform Regulamentului privind legalizarea actelor oficiale.


Taxele consulare
Taxele consulare sînt percepute in lei (MDL)
legalizarea fiecărui act
1. Persoane fizice 200 lei
2. Persoane juridice 600 lei

Notă: Termenul de examinare a cererilor prezentate de solicitanți este de 2 - 3 zile.
or. Chișinău, strada Alexei Mateevici 80, municipiul Chişinău, Republica Moldova, MD – 2009
Tel:– 080090990 (apel gratuit)
din străinătate - +373 22 690 990
(+373 22) 20-10-46
(+373 22) 57-83-25

 

Echivalarea și recunoașterea actelor de studii ține de competența Ministerul Educației și Ministerului Sănătății. Informații detaliate sînt accesibile la următoarele pagini web:
1. http://www.edu.md/ro/echivalarea-recunoasterea/
2. ms.gov.md/ministry/sru/echivdiplom/